Event Planung von A bis Z: "B" für Budget

Event Planung von A bis Z: "B" für Budget

Herzlich Willkommen zu unserer zweiten Folge der "Event Planung A-Z"-Serie. Heute setzen wir uns mit dem wichtigen Thema "B" wie Budget auseinander und schauen uns die wichtigsten finanziellen Punkte und ihre Herausforderungen genauer an. Von der Kosteneinschätzung bis zur Verteilung der Ressourcen – wir schauen uns die Welt der Event-Budgetierung genauer an und zeigen, wie sie über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Events entscheiden kann.

In der Eventplanung ist ein gutes Budgetmanagement oft entscheidend für den Erfolg. Wenn Sie die Budgetposten im Blick haben, typische Stolpersteine kennen und praktische Tipps umsetzen, bleibt Ihr Event finanziell im Rahmen und bietet trotzdem ein großartiges Erlebnis.

Die Basis

Es ist eine Situation, die viele von uns schon erlebt haben: Man plant ein Event an einem neuen Ort, vereinbart Preise für verschiedene Dienstleistungen und erhält dann nach der Veranstaltung eine Rechnung mit unerwarteten Kosten. Besonders häufig passiert dies bei AV-Dienstleistungen.

Tatsache ist: Wenn Sie nicht gezielt die richtigen Fragen stellen, wird Ihnen oft niemand von zusätzlichen oder versteckten Kosten erzählen. Um ein möglichst genaues Budget aufzustellen, muss Ihre Checkliste also umfassender sein als die der Dienstleister. In der Luxushotellerie ist es üblich, den Gast vorauszusehen und seine Bedürfnisse zu antizipieren. Leider gilt das nicht immer in der Eventplanung. Daher die Schlussfolgerung: Seien Sie besonders gründlich, wenn es um das Budget geht. Die Aufgabe der Budgetierung lässt sich wie folgt beschreiben:

"Event-Budgetierung ist der Prozess der sorgfältigen Planung und Zuweisung von finanziellen Ressourcen, um den Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen. Dies umfasst die Schätzung der Kosten für verschiedene Elemente der Veranstaltung, einschließlich Veranstaltungsort, Catering, Unterhaltung, Marketing und natürlich AV-Dienstleistungen, etc."

Lassen Sie uns die wesentlichen Komponenten der Event-Budgetierung genauer anschauen:

Grundlagen der Event-Budgetierung

• Daily Delegate Rates (DDR): Diese spielen eine zentrale Rolle bei der Vereinfachung der Kostenverfolgung und bieten eine transparente, pauschale Preisstruktur für Ihr Event. Besonders größere Eventlocations neigen dazu, alles einzeln abzurechnen. Das Anfordern einer DDR, bei der die meisten Dinge inklusive sind, macht das Leben als Eventplaner deutlich einfacher und übersichtlicher.
• Fixkosten: Diese Kosten sind unabhängig von der Teilnehmerzahl und umfassen z.B. AV-Dienstleistungen, Eventmarketing, Referentenhonorare und Versicherungen.
• Variable Kosten: Diese Kosten variieren je nach Anzahl der Teilnehmer oder anderen Faktoren, wie z.B. Mietkosten für den Veranstaltungsort, Catering oder Tischdekoration.
• Rücklagenfonds: Ein Sicherheitspuffer, um unerwartete oder versteckte Kosten oder Notfälle abzudecken. Wir empfehlen, etwa 10 % des Budgets für solche Eventualitäten einzuplanen.
• Einnahmequellen: Berücksichtigen Sie verschiedene Einnahmequellen wie Ticketverkäufe, Partnerschaften, Sponsoring, Werbung in der Eventbroschüre und Merchandise, um die Kosten Ihres Events zu decken oder zumindest einen Teil davon abzudecken.

Eine weitere Möglichkeit, die Gesamtkosten zu senken, besteht darin, Einsparungen zu verhandeln. Für einen Caterer macht es einen großen Unterschied, ob Sie 50 oder 500 Gäste haben. Von den Lebensmittelkosten bis hin zu den Produktionskosten sollte jeder Caterer in der Lage sein, Mengenrabatte anzubieten oder, falls Ihre Veranstaltung regelmäßig stattfindet, ein Paket zu erstellen, das für beide Seiten von Vorteil ist.

Budgetierungstipps für den Erfolg

• Sorgfältige Planung: Erstellen Sie einen detaillierten Budgetplan, der alle absehbaren Kosten berücksichtigt, und identifizieren Sie mögliche Bereiche, in denen die Kosten variieren könnten.
• Ausgaben priorisieren: Konzentrieren Sie sich auf die Elemente, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung direkt beeinflussen, wie z.B. AV-Dienstleistungen, und weisen Sie die Ressourcen entsprechend zu.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überwachen Sie Ihr Budget kontinuierlich im Verlauf der Planungsphase und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um im finanziellen Rahmen zu bleiben.
• Vertragsverhandlungen: Verhandeln Sie frühzeitig Verträge mit den Lieferanten, um Preisänderungen zu minimieren und stabile Kosten zu sichern.
• Rücklagenfonds aufbauen: Weisen Sie einen Prozentsatz Ihres Budgets für unerwartete Ausgaben zu. Dieser Puffer kann Ihnen helfen, unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen.

Herausforderungen bei der Budgetierung überwinden

Obwohl die Budgetierung in der Eventplanung eine komplexe und sich ständig weiterentwickelnde Aufgabe ist, gibt es Strategien, um die größten Herausforderungen zu meistern.

• Ungewisse Teilnehmerzahl: Es ist oft schwierig, die genaue Teilnehmerzahl vorherzusagen, was die Budgetierung variabler Kosten wie zum Beispiel das Catering erschwert.

Empfehlung: Um die Unsicherheit bei den Teilnehmerzahlen zu verringern, führen Sie Marktforschung durch und nutzen Sie Frühbucher-Anreize, um eine frühzeitige Anmeldung zu fördern. Bessere Kommunikation mit den Teilnehmern vor dem Event kann auch die Zahl der No-Shows reduzieren.

• Scope Creep: Im Laufe der Eventplanung kann die Versuchung entstehen, zusätzliche Elemente hinzuzufügen, wodurch die Kosten das ursprüngliche Budget überschreiten.

Empfehlung: Entwickeln Sie einen Änderungsprozess, der vorgeschlagene Erweiterungen sorgfältig bewertet, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Zielen und Ressourcen übereinstimmen. Grundregel: Halten Sie sich so gut wie möglich an den ursprünglichen Plan. Oftmals gilt: Weniger ist mehr.

• Preisschwankungen bei Lieferanten: Preise für Dienstleistungen und Waren können sich ändern und das Budget beeinflussen.

Empfehlung: Besonders bei Wechselkurs- oder Inflationsschwankungen sollten Sie Verträge frühzeitig abschließen. Langfristige Beziehungen zu vertrauenswürdigen Lieferanten helfen ebenfalls, Preise zu stabilisieren.

• Versteckte Kosten: Kosten, die bei der Planung nicht berücksichtigt wurden, können auftauchen und das Gesamtbudget belasten.

Empfehlung: Arbeiten Sie mit detaillierten Checklisten, die Sie laufend aktualisieren. So können Sie versteckte Kosten im Voraus berücksichtigen.

• Unterschätzte Rücklagen: Wer keine Rücklagen einplant, läuft Gefahr, unerwartete Situationen wie technische Ausfälle oder wetterbedingte Probleme nicht auffangen zu können.

Empfehlung wie oben bereits erwähnt: Planen Sie in jedem Fall 10 % Reserve ein. Nutzen Sie Daten von ähnlichen Veranstaltungen, um Ihr Budget weiter zu optimieren.

Mit diesen vorausschauenden Maßnahmen sind Sie gut gerüstet, den Budgetierungsprozess zu meistern und eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen, die nicht nur ein Erfolg ist sondern auch im finanziellen Rahmen bleibt.

Seien Sie gespannt auf den nächsten Teil unserer "Eventplanung A-Z"-Serie, in dem es um "C" wie Communication geht – und warum gute Kommunikation der Schlüssel für ein erfolgreiches Event.