Events kann jeder! Aber zu welchem Preis? Viele grössere Unternehmen leisten sich eigene, professionelle Event Teams, um die grosse Anzahl an Anlässen kosten- und zeitgerecht organisieren zu können.
Vor allem aber in kleineren und mittleren Unternehmen herrscht der Gedanke vor, dass man sich für die Organisation eines Events die professionelle Unterstützung einer Eventagentur nicht leisten kann. Aber ist es tatsächlich günstiger, wenn man seine Veranstaltungen intern organisiert?
Ein Beispiel aus meiner Praxis: Ein Marketingleiter kam zu uns, weil er für sein Unternehmen einen Event organisieren sollte. Das Grobkonzept war intern bereits verabschiedet und er hatte die wichtigsten Offerten für die Location, das Catering und die Möbel vorliegen. Diese entsprachen durchaus auch seinem Budget.
Sein Problem war aber nun, dass er keine Zeit hatte, die Veranstaltung selbst zu organisieren und durchzuführen. Er hatte auch kein weiteres Budget, um eine Eventagentur einzusetzen.
Zeit ist Geld
Das Problem konnte aber gelöst werden: Wir haben das Mandat für die Veranstaltung übernommen, sie gemäss verabschiedetem Konzept organisiert und durchgeführt und lagen im vorgegebenen Budgetrahmen, inklusive unserer Agenturleistungen.
Wie konnte das erreicht werden? Wir haben uns das vorliegende Konzept und die Offerten angeschaut und festgestellt, dass wir einen Teil des Budgets sparen können, wenn wir für das Projekt mit anderen Lieferanten und Partnern zusammenarbeiten. Und diese Ersparnisse konnten wir nutzen, um unsere Agenturaufwände zu decken.
Eventagenturen verfügen über ein grosses Netzwerk mit verschiedenen Partnern aus unterschiedlichen Bereichen, bei denen man zudem durch ein höheres Gesamtvolumen auch bessere Konditionen erhalten kann. Durch professionelle Projektleiter, viel Erfahrung und Vorlagen für sämtliche Projektplanungen sind Eventagenturen im Prinzip auch effizienter. Die interne Mitarbeiterzeit wird von Unternehmen in der Kostenkalkulation häufig nicht mit einbezogen und Ressourcen für andere (Kern-) Aufgaben werden unnötig gebunden.
Viel Zeit ist weniger Geld
Kurzfristige Planung und späte Entscheidungen führen zu höheren Kosten. Mit einer grösseren Vorlaufzeit kann man viele Eventbausteine günstiger einkaufen: bei den Locations steht eine grössere Auswahl zur Verfügung und es kann die zu dem Budget passende ausgewählt werden. Ähnlich verhält es sich mit Mietmaterialien wie Möbeln und Technik. Auch sämtliche andere Bestellungen wie Drucksachen oder Personal haben oftmals einen Last-Minute-Aufschlag. Der Verhandlungsspielraum wird stark eingeschränkt, wenn man aus Zeitnot nicht mehr verhandeln kann und man dankbar sein muss, wenn der Lieferant überhaupt noch anbieten und rechtzeitig liefern kann.
Und zu guter Letzt erkennt ein erfahrener Eventmanager auch die Kostenfallen, die sich überall im Eventbusiness verstecken. Es lohnt sich ein genauer Blick auf die Offerten und die AGBs.
Es gilt also, nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Eine Location offeriert vielleicht mit einer geringen Miete, verrechnet dann aber unzählige Nebenkosten wie Wasser, Strom, Heizung, Reinigung oder "Pflichtpersonal". Die Kosten können auch schnell explodieren, wenn zum Beispiel bei einem Zeltevent sämtliche Infrastruktur zusätzlich benötigt wird.
Der Preis entscheidet
Abschliessend kann gesagt werden, dass letztendlich der Gesamtpreis entscheidet. Und der ist bei Eventagenturen oftmals besser als man auf den ersten Blick vermutet.
Fragen Sie einfach mal unverbindlich bei der Agentur ihres Vertrauens nach.
Herzliche Grüsse
Ihr Tim Schlichting
Geschäftsführer, la folie Erlebniskultur GmbH
