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Mehr Event für weniger Geld - kreative Budgetfrankenmaximierung

Autor Reto Leder

25.09.13 12:05

„Auch aus Steinen, die dir in den Weg gelegt werden, kannst du Schönes bauen.“ Dieses Zitat von Erich Kästner könnte man auch noch steigern und sagen, dass man aus den Steinen, die einem in den Weg gelegt werden, sogar etwas viel Schöneres bauen kann.

Bewusst Umwege gehen

Alternativen in der Eventplanung

Am Beginn der Eventplanung überlegt man sich die Ziele, die man erreichen möchte und erstellt dafür ein Konzept. Wenn es keine grösseren Probleme auf dem geplanten Weg gibt, lässt man die Dinge oft so laufen wie geplant und überlegt sich nicht, wie man es vielleicht anders machen könnte. Warum auch? Es könnte ja nur mit zusätzlichen kostenintensiven Inputs besser laufen.

Also wird man erst kreativ, wenn etwas nicht so funktioniert wie geplant. Das Ergebnis ist jedoch nach den kreativen Umwegen meist besser als die ursprüngliche Idee und aus den Steinen, die im Weg lagen, ist etwas Schönes entstanden. Also warum nicht schon vorher kreativ werden und Steine sehen wo gar keine sind, um das Potential voll auszuschöpfen. Wenn es keine grösseren Probleme auf dem geplanten Weg gibt, lässt man die Dinge oft so laufen wie geplant und überlegt sich nicht, wie man es vielleicht anders machen könnte. Warum auch? Es könnte ja nur mit zusätzlichen kostenintensiven Inputs besser laufen.

Dank dieser Methode kann man nicht nur etwas Besseres erreichen, sondern zudem noch Geld sparen. Denn wenn man schon vorher überlegt, wie man es anders angehen kann, fallen einem auch Möglichkeiten ein, wie man dieses Ergebnis mit geringerem Kosteneinsatz erreichen kann. Also mehr Event für weniger Geld.

Salat als alternative

Salat als Event

Ein einfaches Beispiel: Was machen Sie, wenn Sie Appetit auf einen Salat haben, sich aber den Fertigsalat aus dem Supermarkt nicht leisten können bzw. leisten wollen? Genau, Sie kaufen sich die einzelnen Zutaten und bereiten sich den Salat selbst zu. Messer, Brett, Schale, Öl usw. haben Sie vorrätig, so dass hierfür keine zusätzlichen Kosten anfallen. Sie müssen also nur etwas mehr Zeit aufbringen, um den Salat zu schneiden und zuzubereiten.

Letztendlich haben Sie somit die Kosten anders verteilt, vom Fertigsalat zu einem günstigeren, selbstgemachten Salat inkl. Ihrer Zeit (Zeit ist ja bekanntlich auch Geld). Das gesparte Geld können Sie nun entweder in die Spardose werfen oder Sie setzen es ein, um hochwertigere Zutaten einzukaufen (so hätten Sie eben mehr für das gleiche Geld). Hochwertiger und gesünder ist der Salat ja eh schon, weil frische Zutaten einfach besser sind als ein vorproduzierter Salat.

Und genau so ist es bei der Eventplanung:

Mit Kreativität (und etwas mehr Zeiteinsatz) kann man Kosten bei den einzelnen Elementen sparen. Diese Ersparnis ist eventuell nötig, weil man nicht genügend Budget für das Gewünschte hat, oder man nutzt das Ersparte als Investition in andere Elemente, um den Event hochwertiger zu machen und die Eventziele besser erreichen zu können.

Think outside the box

think outside the boxUm diese kreativen Möglichkeiten mit den Sparansätzen zu sehen, muss man über den Tellerrand schauen oder wie man heute sagt: Think outside the box. Outside-the-box-Denken erreicht man, indem man sich von dem „einfachsten“ Weg löst, alle Projektteile immer wieder von verschiedenen Seiten beleuchtet und die unterschiedlichsten Alternativen in Betracht zieht (auch wenn sie im ersten Moment noch so verrückt erscheinen). Hierfür ist der Austausch mit Arbeitskollegen, aber auch mit Personen die nichts damit zu tun haben, sehr hilfreich. Ein Brainstorming mit den richtigen Teilnehmern (die beispielsweise über ein grosses Produktwissen oder über Kenntnisse der vorangegangenen Events verfügen) kann zudem gute Ideen bringen.

Brüten und Kopfstand machen

Aber was soll man tun, wenn einem einfach nichts einfallen will und man keine Lösung finden kann? Ganz einfach: Nicht mehr darüber nachdenken. Wenn man zu verkrampft nachdenkt, findet man keine Lösung. Dann sollte man einfach mal „brüten“ – im Unterbewusstsein denken wir noch genug daran und unser Gehirn hat Zeit, das Problem mit unseren Erfahrungen abzugleichen und wird uns dann bei einer Alltagsbeschäftigung plötzlich die Lösung bzw. einen Lösungsansatz präsentieren.

Wenn auch diese Geistesblitze ausbleiben, hilft noch die Kopfstandmethode: Wenn man keine Lösung finden kann, dann dreht man es halt um und überlegt sich, wie die Situation verschlimmert werden kann. Es liegt in der Natur des Menschen, dass es uns leichter fällt, etwas zu kritisieren als etwas zu verbessern. Zudem nehmen wir uns selbst den Druck, denn wir suchen ja keine Lösung. Und wenn alle Massnahmen notiert sind, wie man es verschlimmern könnte, dreht man es wieder auf den Kopf und stellt die Massnahmen ins Gegenteil – und schon weiss man was zu tun ist und hat die Lösung.

Vertiefende Informationen

Wer Interesse hat, mehr zu diesem Thema zu erfahren, kann sich auf der Seite www.lafolie.ch/rzf/ informieren und sich dort für das kostenlose Frühstücksreferat anmelden.

 

Herzliche Grüsse

Ihr Tim Schlichting

Geschäftsführer, la folie Erlebniskultur GmbH

Kategorie: Event Organisation

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